Júliustól élesben is elindul az online számlázás rendszere Magyarországon. A rendelettervezet azonban még mindig nem tekinthető véglegesnek, miközben a számlázó programokat a vártnál komplexebb technikai specifikációnak kell megfeleltetni. Sürgeti az idő a vállalkozásokat, akiknek az új rendszerrel ráadásul a számlakibocsátást követő azonnali adóellenőrzésre is fel kell készülniük.
Közzétette a harmadik, egyben az utolsó módosítási csomagot is a Nemzetgazdasági Minisztérium az online számlázás rendszerének kiépítéséről. A rendelet legkorábban mégis csak áprilisban jelenhet meg, hiszen a tervezetet egy bejelentési eljárás keretében még az Európai Unió bizottságának is el kell fogadnia.
A korábban ismert terveknél is jóval bonyolultabb – az októberben közzétett 200 oldalas technikai specifikációkon felül további 400 oldalas műszaki feltételeknek kell megfeleltetni az online számlázó rendszereket, miközben a rendelet még mindig nem végleges. Ez jelentős kockázatot és koncentrált IT kapacitást követel meg a hazai cégektől, akik közül többen nem is tudják elkezdeni a belső fejlesztéseket a végleges rendelet hiányában – hívta fel rá a figyelmet Molnár Péter, az EY szenior menedzsere.
A szakember szerint ugyanakkor nem csak a komplex technikai specifikáció jelenthet nehézségeket a cégek számára. A korábbi tervekkel ellentétben ugyanis eltörölték a 24 órás határidőt, így a cégeknek a számlakiállítást követően azonnal adatot kell szolgáltatniuk az adóhatóság felé, míg Spanyolországban – ahol szintén hasonló rendszer működik – ugyanerre négy teljes munkanapja van a vállalatoknak.
A tervezet szerint hasonlóan rövid ideje van a cégeknek korrigálni az esetleges hibákat. Vállalati üzemzavar – például áramkimaradás esetén mindössze 48 óra áll rendelkezésre, hogy pótolják az adatszolgáltatást. Amennyiben ezt nem tudják megtenni, manuálisan kell bevinniük az adatokat, ami jelentős adminisztrációs terhet jelenthet.
Az online számlázás rendszere 2018. július 1-től indul élesben. Akkor a be nem jelentett vagy hibásan bejelentett számlák után a NAV akár számlánként 500 ezer forintos bírságot is kiszabhat a cégekre. A vállalatvezetőknek tehát mérlegelniük kell, hogy elegendő belső erőforrás áll-e a rendelkezésükre, hogy maradéktalanul megfeleljenek a szigorú feltételeknek vagy szükségük van külső tanácsadó, szakember bevonására az átálláshoz.
A szakember szerint ugyanakkor, ahogy a gazdaság, úgy a cégek is sokat nyerhetnek az online számlázás bevezetésével. Az online számlázás az ekáer bevezetése után a legjelentősebb gazdaságfehérítő lépés lehet, amely sikere esetén alkalmas lehet rá, hogy minden számlára kiterjesszék, így az adóhatóság maga készíthesse el az adott társaság áfa-bevallását. A rendszer ráadásul már az indulásától kiválthatja a belföldi összesítő jelentést, megkímélve attól a cégeket, hogy párhuzamosan két rendszert kelljen fenntartaniuk.
Az adóalanyok számlázórendszere által beküldött, kiállított számlákról júliustól valós idejű adatok érkeznek a NAV-hoz – kezdi friss bejegyzését Sztankó Dániel, az RSM Hungary pénzügyi képviseleti csoportvezetője.
Az adóhatóság számára ezzel pontosan látható lesz, hogy egy-egy cég számlái mennyiben felelnek meg a számlákra vonatkozó tartalmi és formai előírásoknak, a számlázóprogram megfelelően működik-e, vagy az is, hogy a megbízható, vagy éppen a kockázatos minősítésű adózók számláik alapján mely cégekkel állnak üzleti kapcsolatban.
Milyen számlázási kötelezettségek kerülnek ellenőrzés alá?
A valós idejű számlaadat-szolgáltatásnak megvannak a maga előzményei, és ezeket érdemes áttekinteni elsősorban a számlázóprogramokkal szemben támasztott követelmények szempontjából.
Belföldi összesítőjelentés
2012 óta létező jogintézmény a számlakibocsátók és a számlabefogadók esetében egyaránt a belföldi számlákra vonatkozó belföldi áfa-összesítő jelentés. Ennek összeghatára folyamatosan csökkent, jelenleg 1 millió forint. 2018. július 1-től ez a küszöb 100 ezer forint lesz.
Kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozás követelménye
Közel két évtizede létezik az a szabály, amely előírja, hogy a számlázóprogramnak kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást kell biztosítania (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 8. §-a). A számlázóprogramnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátása esetén a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania.
A sorszámozás folyamatossága nem sérül, ha:
- a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok belső, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, és
- a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok külső, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.
- A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla, Számviteli törvény szerinti egyéb bizonylat, illetve egyéb, az Áfatörvény tárgyi hatálya alá nem tartozó ügyletről kibocsátott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.
A számlázóprogram kötelező bejelentése
Viszonylag újkeletű, 2015-től belépő követelmény a számlázóprogram NAV-hoz történő bejelentése. A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint az adóalany az általa használt számlázóprogram alábbi adatait köteles bejelenteni:
- nevét, azonosítóját
- fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát
- értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát
- beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját.
A bejelentést legkésőbb 4. pont szerinti időpontot követő 30 napon belül kell az adóhatósághoz az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni. Az adóalany köteles a használatból kivont számlázóprogram adatait, illetve a használatból történő kivonásának időpontját is 30 napon belül az adóhatósághoz az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
A számlázóprogramot csupán bejelenteni kell az adóhatóságnak, engedélyeztetni nem kell azt.
Kötelező adatexport-funkció
2016-tól érvényes újabb követelmény az adatexport-funkció kialakítása a számlázóprogramokban. A számlázóprogramnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető. A kezdő és záró dátumok megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve két számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra vonatkozó adatoknak exportálhatónak kell lennie. Az adóhatóság a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizheti, hogy a számla kiállítója – próbajelleggel – az adóhatóság jelenlétében bocsát ki számlát.
Mi változik a fenti kötelezettségek közül valós idejű számla-adatszolgáltatás miatt?
A 2018. július 1-től hatályba lépő valós idejű számlaadat-szolgáltatási kötelezettség várhatóan nem érinti:
- a kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos számlasorszámozás követelményét,
- a számlázóprogram bejelentését, és
- várhatóan változatlan marad az adatexport-biztosítási kötelezettség is, hiszen az adatexportot az összes kibocsátott számlára kell tudni teljesíteni, míg a valós idejű számla-adatszolgáltatás csak olyan belföldi adóköteles, belföldön nyilvántartásba vett adóalanyok felé teljesített ügyletekre vonatkozik, ahol az áfa összege eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot.
Az új rendszer kiváltja viszont a számlakibocsátók összesített adatszolgáltatását (a számlabefogadók összesített adatszolgáltatása változatlanul megmarad).
